Hyrisyttävän hulppea hybridi

Miten koulutukset järjestävään innostavasti, voimauttavasti, opinnollisesti antoisasti ja sisältötavoitteetkin saavuttaen, kun osa koulutuksen osallistujista osallistuu koulutukseen paikaan päällä, osa etänä yksittäin ja osa vielä mahdollisesti etänä osallistumiskeskuksista? Pandemia-aikainen digiloikka etäkoulutuksiin opetti paljon, ja paljon jäi vielä opittavaakin. Kokosimme parhaat vinkit, ja toivomme niiden haastamista, täydentämistä ja korjaamista. Luomme uutta todellisuutta juuri nyt!

1. Kaikkien koulutusten alussa olennaista on ryhmäytyminen. Kun opiskelijoiden välinen kovin jää on murrettu teemaan johdattautuen, myös sisältötavoitteiden kannalta olennaisten kokemusten ja osaamisen jakaminen helpottuu. Kouluttamisen muuttuessa ja uusien toimintatapojen mahdollistaessa monimuotoisen osallistumisen, kannattaa pyrkiä etä- ja lähiosallistujien sekaryhmien muodostamiseen ryhmäytymisen yhteydessä.
2. Sama koskee kaikkia ryhmätehtäviä. Tämän toteuttaminen vaatii digitaalisten oppimisympäristöjen käyttöönottoa – ja käyttämistä. Digitaalisten oppimisympäristöjen avulla tehtävien teettäminen ja tekeminen yhdenvertaistuu. Samalla kouluttaja myös mahdollistaa etä- ja lähiosallistujien eriaikaisen ja samanaikaisen aiheen työstämisen sekä digitaalisen kohtaamisen.
3. Kannattaakin muistaa tarkistaa, että linkit ja verkko-oppimisympäristöt toimivat helposti myös mobiililaitteilla, kuten älypuhelimilla ja tablet-tietokoneilla. Kannattaa myös muistuttaa lähitapaamisen osallistujia ottamaan mukaan tietokone.
4. Monimuotoinen osallistuminen ei koske pelkästään osallistujia. Monimuotoisuus avaa mahdollisuuden myös vaikkapa luennoitsijoiden tai kouluttajien osallistumisen etänä. Mikä olisikaan mahtavampaa, kuin saada vaikka useammin eteläsuomalaiseen kouluttajakulttuuriin ripaus erilaisuutta, kun avaamme, ilman matkustamisen tarvetta, ovet koko maan asiantuntijoille ja kouluttajille? Kouluttajatiimin etäosallistumisen takaamiseksi on kuitenkin käytävä läpi seikkoja, jotka takaavat laadukkaan osallistumiskokemuksen niin osallistujille kuin kouluttajillekin; on varmistettava muun muassa häiriötön osallistumispaikka, riittävä verkkoyhteys ja verkkovälineiden osaaminen koko kouluttajatiimin kesken.
5. Kasvojen näkyminen tasapuolisesti siten kuin yhteydet suinkin mahdollistavat. Siihen jo totuimmekin, että kamera laitetaan päälle etänä samalla kun mikrofoni, mutta paljon mukavampaahan se on, jos kasvot näkyvät jatkuvasti. Entäpä samassa tilassa olevat? Jos etäosallistujat näkevät vain ryhmän, voi olla vaikea erottaa edes, kuka puhuu kulloinkin. Järjestelyissä kannattaakin huomioida, että myös lähitapaamisessa puhujien kasvot näkyvät. Tähän ratkaisuna on kehottaa jokaista osallistujaa ottamaan mukaan kannettava tietokone, tai vastaava digitaalisen osallistumisen väline, myös lähitapaamiseen. Jokainen osallistuja voi olla mukana samassa verkkotapaamisessa, oli kyseinen henkilö sitten läsnä tai etänä.
6. Asennekin ratkaisee paljon. Isossa kuvassa saatamme mahdollistaa sitä, että yhä useampi voi asua työhön nähden vapaammin, kun työssä paikan päällä käymisen osuus työssäkäynnistä vähenee. Tämä voi mahdollistaa suhteellisen elintason nousun ja esimerkiksi metsäisemmän elinympäristön, millä voi olla paljon vaikutuksia hyvinvointiin. Jos siis hybridijärjestelyjen pohdinta tuntuu työläältä, motivaatiota voi hakea siitä, miten vahvistamme monen hyvinvointia elämässään.

Edellä ehkä mainitsimme seikkoja, joita pitää ottaa huomioon koulutussuunnittelun pedagogisessa puolessa. Entä tekninen puoli? Tulevat hybridikoulutukset, eli koulutukset, joissa on mahdollistettu monimuotoiset osallistumistavat, vaativat myös erilaista teknistä osaamista – varsinkin kouluttajapuolella. Enää koulutuksen tekemiseen ei riitäkään pelkkä kannettava tietokone ja sen sisäänrakennettu mikrofoni ja kamera. Toki, osa meistä on voinut jo todeta kaiken tämän digiloikan keskelläkin, että laadukas koulutus ei toteudu ilman teknisten apuvälineiden hankintaa.

Tässä kohtaa puhutaan myös taloudellisista panostuksista. Onneksi kaikkea ei tarvitse ostaa omaksi, vaan myös tapahtumatuotantoyritykset ovat alkaneet nostaa päätään ja monilla tilojaan tarjoavilla tahoilla on jo tarjotakin kolmansia osapuolia auttamaan teknisen toteutuksen onnistumisessa. Mutta listataan vielä asioita, jotka vaikuttavat koulutuksen tekniseen toteutukseen, kun koulutus – tai mikä tahansa muukin tilaisuus – tuotetaan monimuotoista osallistumista ajatellen.

Ääni, sisältö ja kuva.

Näistä kolmesta koostuu kaikki, mitä tarvitsemme. Väitämme myös, että tämä on tuon taikakolmikon tärkeysjärjestys: Niin etä- kuin lähiosallistujallekin ääni on kaikki kaikessa, sillä ilman sitä ei voi ylipäätään oppia niitä asioita, joita tilaisuuteen on tullut oppimaan. Sisällön tulee edelleen olla kiinnostava ja innostava, jotta osallistuja ylipäätään motivoituu. Teknisessä mielessä sisällön esittämisen mutkattomuus on mahdollistettava kouluttajien digiosaamista kehittäen. Viimeisenä, mutta ei missään nimessä vähäisempänä asiana kolmikossa on kuva. Kouluttajaa pitää seurata ääntäseuraava videokamera, lähiosallistujien tulee olla mukana verkkotapaamisessakin ja etäosallistujille tulee tarjota helppo tapa seurata esitettävää asiaa myös omalta tietokoneeltaan, etäyhteyden päässä.

Tässä vielä muutamia teknisiä vinkkejä hybriditilaisuuksien toteuttamiseen:

1. Ääni on tärkeä elementti jokaiselle osallistujalle. Tilan, jossa koulutuksen lähitapaaminen järjestetään, tulee olla varustettu riittävällä määrällä konferenssimikrofoneja tai tilan tulee olla muulla tavoin mikrofonitettu. Jos tilaisuuteen voi osallistua myös niin sanotuista hubeista, osallistumiskeskuksista, niissäkin tulee olla riittävä äänitekniikka, jotta jokaiselle osallistujalle mahdollistetaan yhdenvertainen osallistumismahdollisuus. Jokaisessa paikassa on myös oltava paikalla henkilö, joka osaa hoitaa vähintään yleisimpien teknisten haasteiden yli pääseminen.  
2. Sisältö on oltava digitaalisesti esitettävässä muodossa. Sen lisäksi sisältöä käsittelevän henkilön on osattava laittaa sisältö oikein esille; esimerkiksi sisältöä voidaan jakaa valkokankaalle, verkkotapaamiseen ja itseselattavaksi oppimisympäristöstä. Jos tilaisuudessa käytetään jotain digitaalista työkalua, kuten jotain sovellusta, on jokaisella oltava osaaminen sen käyttöön. Osallistujien osaamisen voi varmistaa etukäteen verkko-oppimisympäristön avulla ja kouluttajatiimin osaaminen varmistetaan kouluttamalla kouluttajat.
3. Kouluttajaa, esiintyjää tai luennoitsijaa varten on syytä olla tekoälyllä varustettu verkkokamera, joka osaa seurata liikettä sekä ääntä. Tällaista käyttämällä pystytään varmistamaan se, että kouluttaja voi edelleen liikkua fläppi- ja valkotaulujensa edessä niin, että jokainen saa yhtäläisen osallistumiskokemuksen. Osallistujien kuvayhteys varmistetaan kertomalla tilaisuuden luonteesta osallistujaviestinnässä – osallistujia kehotetaan ottamaan mukaan digitaalisen osallistumisen mahdollistava laite. Laitteessa on oltava kamera ja mikrofoni, jotta jokainen osallistuja näkee ja kuulee puheenvuorossa olevan henkilön.
4. Verkkoyhteys – asia, josta nousee kylmä hiki järjestäjän selkään ja joka aiheuttaa osallistujille haasteita. Tilaisuudella on syytä olla oma verkkokaista varattuna, toteutetaanpa tilaisuutta missä tahansa. Kun tilaisuuden järjestäjä varmistaa oman kaistansa riittävyyden, ovat mahdolliset yhteysongelmat mitä suuremmalla todennäköisyydellä osallistujan päässä. Osallistujan yhteysongelmia ratkomaan on oltava tekninen tukihenkilö mukana tilaisuuksissa, jotta varsinaiset tilaisuuden vetäjät eivät joudu ratkomaan yhteyshaasteita kesken kaiken. Tämän merkitys ei vähene siitä näkökulmasta, että meillä alkaa olla jo niin kehittyneet yhteydet joka puolella, että yhteysongelmat ovat usein käyttäjän ja laitteen välissä.

Tekniseen puoleen varautuminen tarkoittaa eurojen sijoittamista tekniikkaan. Koska meillä on aina eurot tiukalla, on syytä myös varmistaa, että ostetaan oikeanlaista tekniikkaa ja sitä osataan varmasti käyttää. Meillä tilaisuuksien järjestäjillä on siis paljon opeteltavaa ja taustaorganisaatioillamme on paljon meille opetettavaa. Omien verkostojen kokemuksia ja neuvoja kannattaa hyödyntää!

Koska mekin olemme uuden äärellä, kaipaamme myös kommentteja, lisäyksiä ja haastamista vinkeillemme. Näitä voi lähettää meille vaikka sähköpostilla tai LinkedIn-viesteillä. Kaikki palaute on tervetullutta.

Toivomme teille kaikille upeaa syksyä ja monimuotoisten tilaisuuksien tulevaisuutta!

Inari Juntumaa & Antti Mäki

Inarin LinkedIn
Antin LinkedIn

PS. Oletko muuten järjestämässä pidempääkin tilaisuutta hybridinä? Erilaisissa seminaareissa, konferensseissa ja pidemmissä koulutuksissa opitaan paljon sekä verkostoidutaan myös varsinaisen ohjelman ulkopuolella, vaikkapa nyt käytäväkeskusteluissa tauoilla tai siirtyessä työpajahuoneesta toiseen. Tämä kaikki voidaan toteuttaa myös monimuotoista osallistumista ajatellen! Vapaa ja eriaikainen käytävächat, vapaita verkkotapaamistiloja, joihin kutsua muita mukaan keskustelemaan – mitä vain ikinä keksitkin! Näitä on helppo tuottaa tilaisuuksiin sopivan digitaalisen alustan avulla.